Prvi izdani račun je mali praznik vsakega podjetnika – in hkrati dokument s predpisano vsebino. Napačna klavzula ali luknja v števčenju sicer nista konec sveta, sta pa nepotrebna skrb ob morebitnem nadzoru. Ta vodnik pokriva vse, kar mora vsebovati pravilen račun malega davčnega zavezanca, in pasti, ki jih je najlažje preprečiti na začetku.
Obvezne sestavine računa
- Zaporedna številka računa – enotno, neprekinjeno zaporedje (npr. 2026-001, 2026-002 …).
- Datum izdaje in datum opravljene storitve oziroma dobave, če se razlikujeta.
- Vaši podatki: ime in priimek oziroma firma s.p., naslov sedeža in davčna številka.
- Podatki kupca: naziv in naslov; pri poslovanju s podjetji tudi njihova davčna oziroma ID številka.
- Opis storitve ali blaga: vrsta, količina in obseg – dovolj natančno, da je jasno, kaj je bilo opravljeno.
- Cena in skupni znesek – pri malem davčnem zavezancu brez DDV, z ustrezno klavzulo (spodaj).
- Rok in način plačila: TRR, sklic in valuta plačila (npr. 15 dni).
Klavzula za male davčne zavezance
Dokler niste identificirani za DDV, na vsak račun zapišite: „DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1.“ Brez te klavzule račun ni popoln. Ko (če) postanete DDV zavezanec, se vsebina računa spremeni – takrat obračunate DDV in navedete svojo ID številko.
Števčenje brez lukenj
Zaporedje računov mora biti sledljivo: brez preskočenih in brez podvojenih številk. Če se zmotite, računa ne brišite – izdajte storno oziroma dobropis in nato pravilen račun. Vse izdane dokumente hranite (praviloma 10 let).
Gotovina: davčno potrjevanje ali vezana knjiga
Če vam stranke plačujejo z gotovino ali kartico, veljajo pravila davčnega potrjevanja računov: potrebujete davčno blagajno (program, povezan s FURS) ali vezano knjigo računov, ki jo predhodno potrdite pri FURS. Pri poslovanju izključno prek TRR (nakazila na račun) davčna blagajna ni potrebna.
Program ali predloga?
Račune lahko izdajate iz predloge (Word/Excel), a se namenski program hitro splača: samodejno števčenje, pravilne klavzule, evidenca prometa in opomniki za neplačnike. Za javni sektor je obvezen e-račun prek UJP – to uredite šele, ko dobite takega naročnika.
Administrativa v miru, ne med kaosom
Izdajanje računov, opominjanje in evidence so tedenska rutina vsakega samostojnega podjetnika. V makerSP_CE člani za to radi izkoristijo miren konec dneva – tiskalnik, hitra povezava in kava so vključeni v članarino, administrativne pol ure pa gre v urejenem okolju bistveno hitreje od kuhinjske mize.
Pogosta vprašanja
Kdaj moram izdati račun?
Najkasneje ob opravljeni dobavi oziroma storitvi, v praksi pa čim prej po opravljenem delu – prej ko je izdan, prej je plačan. Pri predplačilih izdate račun za predplačilo.
Kaj naredim, če sem se na računu zmotil?
Izdanega računa ne popravljate in ne brišete: izdajte dobropis (storno) in nato nov, pravilen račun. Tako zaporedje ostane celovito in sledljivo.
Ali potrebujem poseben program za izdajanje računov?
Ni obvezen (razen davčne blagajne pri gotovini), a se splača: program skrbi za števčenje, klavzule in evidence ter zmanjša možnost napak.
Zaključek
Pravilen račun ima vse obvezne sestavine, pravo klavzulo in svoje mesto v urejeni evidenci. Enkrat nastavite predlogo, nato pa bo vsak naslednji račun rutina. Če vam administrativa krade fokus, jo pridite opravit v mirno okolje makerSP_CE na Pivovarniški 6 – tiskalnik in kava sta že pripravljena.
Sorodni članki
- Ko stranka ne plača: od opomina do e-izvršbe
- Pogodba s stranko: sestavine, ki vas zavarujejo
- Kako izbrati računovodjo: vprašanja, merila in opozorilni znaki
Rezervirajte svoje mesto v makerSP_CE
Coworking makerSP_CE, Pivovarniška ulica 6, Ljubljana (ob parku Tivoli). Fiksna cena, brez odpovednega roka, dostop 24/7 in brezplačno parkirišče.
Splet: makerspace.si | E-pošta: rezervacije@makerspace.si | Telefon: +386 30 393 405